Die Hanse Sail ist das größte Traditionsseglertreffen an der deutschen Küste und lockt seit 1991 jährlich mehr als eine Million Besucher nach Rostock. Was als „Hanseatische Hafentage“ begann, ist heute ein beliebtes Volksfest mit vielfältigem Kultur- und Unterhaltungsangebot bei dem bis zu 250 Groß- und Traditionssegler, Kreuzfahrtschiffe, Fähren und andere Seeschiffe aus mehr als zehn Nationen aufeinandertreffen.
Problemstellung
Wie hinter jedem großen Event steckt auch hinter der Sail ein eigenständiges Organisationsbüro – die Buchungszentrale des Hanse Sail e.V.
Bislang wurden die Mitfahrten auf den einzelnen Segelschiffen über ein generisches Ticketsystem vermittelt.
Die systematische Unterstützung der Geschäftsprozesse rund um die Hanse Sail konnte mit diesem Tool allerdings nicht mehr gewährleistet werden.
Die Entwicklung des Unternehmens und der Veranstaltung erfordert eine flexible, zur Laufzeit an die Veränderlichen der Geschäftswelt anpassbare Software.
Zielstellung
JAKOTA erhielt den Auftrag, ein System zu entwickeln und zu implementieren, welches für die Buchungszentrale relevante Informationen erfassen, auswerten und an der richtigen Stelle wieder zur Verfügung stellen kann.
Im Zentrum der Entwicklung steht dabei die Verbesserung der Kommunikation im Dreieck zwischen der Buchungszentrale, den Mitseglern und nicht zuletzt den Schiffseigentümern.
Die internen Prozesse der Buchungszentrale zur Buchung von Ausfahrten, Abrechnung, Teamorganisation, Schiffs- und Kundenverwaltung wurden auf eine kundenzentrierte Betrachtungsweise hin optimiert und zur systematischen Unterstützung aufbereitet.
An der Prozessmodellierung hingen nicht nur Software-Funktionen sondern auch etliche organisatorische Abläufe, die im Zuge des Projektes deutlich verbessert werden konnten.
BPMN Diagramme zur Prozessoptimierung
Umsetzung
Die Realisierung erfolgte auf Basis eines Open-Source-Frameworks, welches „nach außen“ über Webservices mit der Hanse Sail Webseite verbunden ist.
„Nach innen“ stellt es der Buchungszentrale des Hanse Sail e.V. ein modernes, responsives UI zur Verfügung, welches alle Funktionen strukturiert und kontextabhängig bündelt.
Zusätzlich wurde ein Resourcenmanagement entwickelt, das die Kapazitäten der Ausfahrten verwaltet und in die relevanten Workflows einsteuert um bspw. Überbuchungen und Fehlbelegungen vorzubeugen.
Eine eigens entwickelte TYPO3- Extension schlägt die Brücke zum Buchungssystem, stellt die Ausfahrten in filterbarer Listenform dar und ermöglicht die Buchung über eine intuitive Buchungsstrecke.
Zahlungsmethoden sind über REST-APIs mit verschiedenen Zahlungsanbietern implementiert, u.a. SOFORT-Überweisung.
Jegliche Datenhaltung verbleibt dabei im Buchungssystem, dieses ermöglicht Echtzeitauswertungen zu Auslastungsanzeigen, Buchungsständen und Belegungsplänen und somit einen 360°-Blick auf alle Aktivitäten eines Kunden, Partners oder Schiffseigners.
Ausblick
Rechtzeitig zur Hanse Sail 2016 wurde das Produktivsystem übergeben.
Die Entwicklung ist dennoch nicht abgeschlossen, die prozessuale Betrachtung der Unternehmensbereiche ergab weitere Optimierungspotenziale, bspw. im POS (Point of Sale) und Mobilbereich (Direktbuchung via App). Diese und weitere interne Prozesse, z.B. zur Gutscheinverwaltung und Provisionsabrechnung, werden voraussichtlich zur Hanse Sail 2017 zum Einsatz kommen.
